Adquisiciones

 

CONTENIDO

Proceso de Compras de Bienes y Materiales

Requisiciones de Compra

Cotización de Requisiciones de Compra

Procedimiento para Reclamo de Garantía

Seguimiento y Cumplimiento en la Entrega de Pedidos 

Padrón de Proveedores

       

 

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Proceso de Compras de Bienes y Materiales

 

Propósito

Adquirir los bienes y materiales que requiera la Institución cumpliendo con los requisitos establecidos por el Cliente, los requisitos necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, los requisitos legales y reglamentarios, y los requisitos que establezca la Institución.

Objetivos

  1. Cumplir con el tiempo de ejecución del Proceso de Compras cuando menos en el 80% de los trámites realizados, y
  2. Cumplir con las especificaciones técnicas por lo menos el 90% de los bienes o materiales recibidos en el Almacén.

Requisitos de Entrada del Proceso

  1. La requisición elaborada en el SIIA o en forma manual debidamente requisitada.
  2. Que los proveedores cumplan con los requisitos y estén registrados en el Padrón.

Clientes del Proceso

Personal Académico y Administrativo responsable del ejercicio presupuestal y Usuario del bien o material.

Requisitos del Cliente

  1. Atención Amable
  2. Información Oportuna
  3. Cumplimiento de Tiempo de Entrega
  4. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas
  5. Cumplimiento de Normatividad
  6. Personal Competente

 

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Requisiciones de Compra

 

La correcta formulación de la requisición de compra, permitirá que el Proceso de Compras cumpla con los requisitos de Especificaciones Técnicas y el de Tiempo de Entrega.

 Requisitos que debe contener

Los requisitos que la requisición debe cumplir para continuar con el trámite de la compra, son:

  1. Cantidad de bienes o materiales a adquirir
  2. Descripción de las características especificas de los mismos (marca, modelo, no de catalogo, color, dimensiones, presentación, etc)
  3. Lugar donde se ubicará el bien.
  4. Nombre del responsable del bien.
  5. Importe del Apartado.
  6. Cuenta presupuestal. Se verifica que la cuenta corresponda al bien que se pretende adquirir con base en el Manual para la Formulación e Integración del Presupuesto, en caso contrario se devuelve.
  7. Se identifica el tipo de artículo (Bienes o Materiales) y se verifican las especificaciones técnicas del mismo.
  8. En caso de que la requisición incluya bienes y materiales, debe verificarse que las cuentas utilizadas correspondan al tipo de artículo solicitado.
  9. En caso de que el apartado sea en dólares, anexar documento que acredite la compra de dólares;

Motivos de Devolución

La devolución de la Requisición de Compra, se realiza cuando  se incumple con alguno de los siguientes requisitos:

  1. Clave del Bien. Debe ser de acuerdo a la relación cuenta-ramo que  se tiene contemplado en el SIIA.
  2. Cantidad de artículos. La cantidad solicitada debe estar relacionada con la descripción del bien, con el apartado presupuestal y con el proyecto específico.
  3. Descripción del bien. Debe especificarse de forma detallada las características del bien a adquirir, considerando entre otros: medidas, color, voltaje, tipo de material, y demás requisitos contemplados en el formato de la cotización.
  4. Apartado presupuestal. Debe ser de acuerdo al precio unitario ofertado por el proveedor y la cantidad de bienes solicitados.
  5. Ubicación y responsable del bien. Debe especificar el nombre del área, cubículo, aula, edificio y el nombre completo de la persona que será responsable del uso del bien.
  6. Autorización en proyecto. La solicitud de adquisición de los bienes debe cumplir con lo autorizado en el proyecto según la Secretaría General Académica.
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Cotización de Requisiciones de Compra

 

Se solicita Cotizaciones de las Requisiciones de Compra a través la cuenta que tiene cada proveedor en el Portal de Proveedores (https://buhos.uson.mx/index.php/proveedores/login). Para tener acceso es necesario estar registrado en el Padrón de Proveedores de la Universidad de Sonora y contar con su nombre de usuario y contraseña. Cada solicitud también se reitera a través de un correo electrónico que el Sistema emite de acuerdo a los correos electrónicos que el proveedor registra en el mismo Portal.

En caso de que la Cotización le sea solicitada por una Dependencia distinta a la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones,  antes de que se tenga una Requisición de Compra, se deberán utilizar los formatos correspondientes de acuerdo a los bienes o materiales solicitados, los cuales encontrará en la tabla de ” Ejemplos de Cotizaciones Válidas ” que se muestran más adelante. Esto con objeto de apoyar a esas Dependencias con información consistente para la elaboración de sus requisiciones.

En cualquier caso, la cotización que presente a la Universidad de Sonora para que pueda ser considerada en el comparativo de propuestas, deberá cumplir con los requisitos que indica el Portal o se observan en los formatos antes referidos.

Ejemplos de Cotizaciones Válidas

Ramo/Artículo

Formato

Ejemplos

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Procesamiento de Datos

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Periféricos

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Mobiliario de Oficina y Equipo Escolar

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Mobiliario, Equipo e Instrumental Científico, Medico y de Laboratorios

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Energía Eléctrica y Comunicación

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo y Aparatos Audiovisuales, de Sonido, Microfilmación y Fotografía

Formato

Cotización 

Ficha Técnica

Ficha Técnica

Equipo de Refrigeración y Calefacción

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Seguridad y Tránsito

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Ficha Técnica  

Aparatos Deportivos y de Difusión Cultural

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Herramientas Mayores

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Software y Licencias Informáticas, Intelectuales, Industriales y Comerciales

Formato

Cotización

NA

Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina, Computación, Impresión, Reproducción y Educativo

Formato

Cotización

NA

Materiales y Artículos de Construcción y Reparación

Formato

Cotización

NA

Productos Químicos, Farmacéuticos y de Laboratorio

Formato

Cotización

NA

Vestuario, Uniformes, Prendas de Protección y Blancos

Formato

Cotización

NA

Tiempos de entrega de bienes y/o materiales de acuerdo al Ramo

Clave Ramo Tiempo de entrega (días naturales)
10 PAPELERIA  
11 Materiales 3
20 IMPRENTA  
21 Equipo 10
22 Materiales y Accesorios 5
30 COMPUTO  
31 Periféricos 10
32 Materiales 5
33 Adaptaciones 7
34 Refacciones 7
35 Procesador de Datos 10
40 SOFTWARE  
41 Software 15
42 Licencia 15
50 REDES  
51 Equipo 25
52 Materiales 30
60 MICROFILMACION, FOTOGRAFIA Y AUDIOVISUAL  
61 Equipo 12
62 Material 5
63 Adaptaciones 7
70 COMUNICACIÓN Y TELECOMUNICACION  
71 Equipo 12
72 Materiales 5
73 Refacciones 12
80 SEGURIDAD  
81 Equipo 15
82 Materiales 5
90 OFICINA  
91 Equipo 15
92 Mobiliario 20
100 ESCUELAS  
101 Equipo 15
102 Materiales 5
103 Materiales Didácticos 7
110 BIBLIOGRAFICO  
111 Libros 70
112 Revistas 240
113 Periódicos 7
114 Material Audiovisual 25
115 Bancos de Información 15
120 DEPORTES  
121 Equipo 15
122 Artículos 5
130 UNIFORMES Y BLANCOS  
131 Uniformes de Oficina 10
132 Uniformes Deportivos 12
133 Prendas Confeccionadas 45
134 Prendas de Protección 15
135 Blancos 10
136 Vestuario 45
140 DIFUSION  
141 Equipo 15
142 Materiales 5
150 ARTICULOS PROMOCIONALES  
151 Artículos Tiempos determinados por sorteos
152 Prendas de vestir Tiempos determinados por sorteos
160 PUBLICIDAD  
161 Diseño de Publicidad 10
162 Impresión de Lonas 5
163 Impresión de Trípticos y Papelería 15
170 LIMPIEZA  
171 Materiales 5
180 PRODUCTOS ALIMENTICIOS  
181 Productos Alimenticios 4
182 Utensilios Alimenticios 4
190 FERRETERIA  
191 Materiales 3
200 PLOMERIA  
201 Materiales 3
210 ELECTRICO  
211 Equipo 12
212 Materiales 5
213 Refacciones y Accesorios 12
220 HERRAMIENTA  
221 Herramienta Mayor 10
222 Herramienta Menor 5
223 Refacciones y Accesorios 4
230 REFRIGERACION  
231 Equipo 10
232 Materiales 3
233 Refacciones y Accesorios 5
240 CONSTRUCCION  
241 Materiales 4
242 Pintura y Accesorios 4
243 Materiales Decorativos 10
244 Materiales Complementarios de Acondicionamiento 10
250 CONSERVACION  
251 Equipo 10
252 Materiales 4
253 Refacciones 5
260 TRANSPORTE  
261 Vehículos y Equipo Terrestre 15
262 Vehículos y Equipo Marítimo y Fluvial 15
263 Materiales y Refacciones 5
264 Adaptaciones 5
270 COMBUSTIBLES  
271 Combustible 3
272 Lubricantes 5
273 Vales de Gasolina 5
280 AGRICOLA  
281 Maquinaria y Equipo 15
282 Agroquímicos 5
283 Materiales 5
290 ANIMALES PARA RANCHO Y GRANJA  
291 Equipo 30
292 Instrumental 30
293 Reproducción de Animales 15
294 Refacciones 5
295 Alimento para Animales 5
300 LABORATORIO  
301 Equipo 30
302 Mobiliario 30
303 Materiales 15
304 Sustancias Químicas 15
305 Animales, Insectos y Larvas 5
306 Mobiliario y Equipo exclusivo para animales 30
307 Adaptaciones 15
308 Refacciones 15
310 MEDICO  
311 Equipo 30
312 Instrumental 30
313 Equipo e Instrumental exclusivo para animales 30
314 Refacciones 15
320 FARMACIA  
321 Medicamentos 3
322 Materiales de Curación 5
330 INMUEBLES  
331 Casa Habitación 60
332 Terrenos 60
490 Sorteos  
491 Sorteos Tiempos determinados por sorteos
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Procedimiento para Reclamo de Garantía

 

  1. La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones realiza la gestión de atención de garantías de los bienes y materiales con el proveedor, a excepción del equipo de cómputo y sus periféricos, los cuales se tramitan directamente con el Área de Soporte Técnico de la Dirección de Informática, mediante una solicitud de orden de servicio que se genera en el SIIA.
  2. Para iniciar el trámite, el cliente envía por oficio o correo electrónico a la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones  la solicitud de reclamo de garantía, indicando el número de inventario y/o el número de serie, describiendo la falla que presenta el artículo.
  3. Una vez que se verifica la vigencia de la garantía, se procede a realizar el trámite de acuerdo a las políticas establecidas por cada proveedor o fabricante.
  4. En el caso de que como resultado del reclamo de garantía, se sustituya el artículo por uno nuevo y se trata de activo fijo, la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones solicita por escrito a la Tesorería General, realice el registro del nuevo bien, señalando la clave única y/o número de serie del bien sustituido, así como el número de serie del nuevo bien, con el fin de que la Subdirección de Control Patrimonial realice el registro correspondiente en el inventario.
  5. Una vez que culmina el trámite de garantía del bien, se procede a hacer la entrega del artículo al usuario.
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Seguimiento y Cumplimiento en la Entrega de Pedidos 

 

La Universidad de Sonora a través de la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, diariamente da seguimiento a los trámites de compra, identificando con un día de anticipación la etapa cuyo tiempo de vencimiento esté por cumplirse y tomar las acciones necesarias para que se realice de conformidad a los tiempos esperados.

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Padrón de Proveedores

 

El Padrón de Proveedores de la Universidad de Sonora esta conformado por aquellas personas físicas y morales proveedoras de bienes y/o materiales así como  prestadoras de servicios y contratistas de obras.

Requisitos

Para registrarse en el padrón de proveedores de la Universidad de Sonora deberá enviar al correo electrónico padrondeproveedores@unison.mx copia de la documentación que a continuación se detalla. De igual manera deberá cumplir los requisitos establecidos en el Proceso de Compras de Bienes y Materiales, así como con la Normatividad vigente.

Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF (imagen completa y legible). Tratándose de acta constitutiva y/o poderes, éstos deberán ser escaneados en un solo documento y en orden consecutivo.

Tratándose de Personas Físicas

  1. Acta de Nacimiento e Identificación Oficial
  2. Comprobante de Domicilio
  3. Inscripción en el RFC o constancia de situación fiscal
  4. Formato de Solicitud de Ingreso y Anexo I
  5. Constancia de inscripción expedida por la SHCP en el RUPC de la Secretaría de la función pública
  6. Carta poder para firmar y recibir contratos.
  7. Datos bancarios para la realización de pagos a través de transferencia electrónica.

Tratándose de Personas Morales

  1. Acta Constitutiva, Poder del Representante Legal e Identificación Oficial
  2. Comprobante de Domicilio
  3. Inscripción en el RFC o constancia de situación fiscal
  4. Formatos de Solicitud de Ingreso
  5. Constancia de inscripción expedida por la SHCP en el RUPC de la Secretaría de la función pública
  6. Carta poder para firmar y recibir contratos.
  7. Datos bancarios para la realización de pagos a través de transferencia electrónica.

Formatos para la inscripción de proveedores

Proveedores de Bienes y Materiales:

Proveedores Contratistas:

Proveedores de Servicios:

Mecanismo de Evaluación del Servicio proporcionado a la Institución

La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones dará seguimiento a cada uno de los Pedidos de Compra que le sean asignados, en los cuales se evaluará el servicio proporcionado a la Universidad de Sonora en los siguientes criterios, mismos que son ponderados como se indica a continuación:

A.  Cumplimiento de los tiempos de entrega de los bienes 50 %
B.  Cumplimiento de especificaciones técnicas de los bienes 50 %

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos será ponderado con valor 0 (cero). Cada vez que se asigne un pedido de compra se evaluará con los criterios anteriores indicando el valor obtenido de acuerdo a la ponderación anterior si el servicio es conforme o cero si el servicio es no conforme.

En el caso de que un pedido de compra sea cancelado por motivos atribuibles al proveedor, dicho pedido será evaluado con calificación total cero. Cuando el pedido de compra es cancelado y el motivo no es atribuible al proveedor éste pedido no será considerado en la evaluación.

Se efectuarán dos evaluaciones por año a los proveedores calculando el porcentaje de conformidad para cada criterio.

La evaluación del proveedor se determina aplicando la siguiente relación:

EP=Suma del resultado de cada pedido de compra/Número de pedidos de compra adjudicados.

Dónde:

Resultado de cada pedido de compra=A+B

En cada evaluación que se realice se analizará el resultado del registro de cada proveedor de acuerdo a la siguiente clasificación:

– Proveedores con calificación igual o superior al 80% serán reclasificados a un padrón que se denominará “Padrón de Proveedores Acreditados” para brindar servicio a la Universidad de Sonora.

– Proveedores con calificación final inferior al 80% serán calificados como “Padrón de Proveedores No Acreditados” para brindar servicio a la Universidad de Sonora, a los cuales se les suspenderá la asignación de Pedidos hasta que la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones realice la siguiente evaluación del Padrón de Proveedores.

Resultados de la Evaluación a Proveedores

Evaluación correspondiente a los trámites de compra llevados a cabo en el periodo de enero-julio 2020

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  • Responsable de la información: Dirección de Infraestructura y Adquisiciones