Adquisiciones

CONTENIDO
Proceso de compras de bienes y materiales Requisiciones Cotización de requisiciones de compra Procedimiento para reclamo de garantía Seguimiento y cumplimiento en la entrega de pedidos  Padrón de proveedores

Documentos para proceso de recepción de servicios:

Contrato al reverso del pedido:
Constancia de servicio realizado
 

Proceso de compras de bienes y materiales

Propósito

Adquirir los bienes y materiales que requiera la Institución cumpliendo con los requisitos establecidos por el Cliente, los requisitos necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, los requisitos legales y reglamentarios, y los requisitos que establezca la Institución.

Objetivos

  1. Cumplir con el tiempo de ejecución del Proceso de Compras cuando menos en el 94% de los trámites realizados, y
  2. Cumplir con las especificaciones técnicas por lo menos el 96% de los bienes o materiales recibidos en el Almacén.

Requisitos de Entrada del Proceso

  1. La requisición elaborada en el SIIA o en forma manual debidamente requisitada.
  2. Que los proveedores cumplan con los requisitos y estén registrados en el Padrón.

Clientes del Proceso

Personal Académico y Administrativo responsable del ejercicio presupuestal y Usuario del bien o material.

Requisitos del Cliente

  1. Atención Amable
  2. Información Oportuna
  3. Cumplimiento de Tiempo de Entrega
  4. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas
  5. Cumplimiento de Normatividad
  6. Personal Competente

 

Requisiciones

La correcta formulación de la requisición, permitirá que el Proceso de Compras cumpla con las Especificaciones Técnicas y el de Tiempo de Entrega.

Requisitos de la Requisición

La requisición debe cumplir con los siguientes requisitos, para continuar con su trámite:

  1. Cantidad de bienes o materiales o servicios requeridos
  2. Descripción de las características específicas de los artículos (marca, modelo, no de catálogo, color, dimensiones, presentación, etc)
  3. Lugar donde se ubicará el bien o donde se realizará el servicio
  4. Nombre del responsable del bien o servicio
  5. Cuenta presupuestal. Se verifica que los artículos o servicios correspondan a la cuenta presupuestal con base en el Manual para la Formulación e Integración del Presupuesto.
  6. Autorización en proyecto. La solicitud de adquisición de los bienes o contratación de servicios, debe cumplir con lo autorizado en el proyecto.

Motivos de Devolución

La devolución de la Requisición de Compra, se realiza cuando  se incumple con alguno de los siguientes requisitos:

  1. Clave del artículo o servicio. Debe corresponder a la cuenta presupuestal asignada en el SIIA.
  2. Cantidad de artículos. La cantidad solicitada debe estar relacionada con la descripción del artículo o servicio, con el apartado presupuestal y con el proyecto específico.
  3. Descripción del artículo o servicio. Debe especificarse de forma detallada las características del artículo a adquirir o el servicio a contratar, para su correcta identificación.
  4. Apartado presupuestal. Debe ser suficiente para realizar la contratación.
  5. Ubicación y responsable del bien o servicio. Debe especificar el nombre del área, cubículo, aula, edificio y el nombre completo de la persona que será responsable del uso del bien o servicio.
   

Cotización de requisiciones de compras

Se solicita Cotizaciones de las Requisiciones de Compra a través la cuenta que tiene cada proveedor en el Portal de Proveedores (https://buhos.uson.mx/index.php/proveedores/login). Para tener acceso es necesario estar registrado en el Padrón de Proveedores de la Universidad de Sonora y contar con su nombre de usuario y contraseña. Cada solicitud también se reitera a través de un correo electrónico que el Sistema emite de acuerdo a los correos electrónicos que el proveedor registra en el mismo Portal.

En caso de que la Cotización le sea solicitada por una Dependencia distinta a la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones,  antes de que se tenga una Requisición de Compra, se deberán utilizar los formatos correspondientes de acuerdo a los bienes o materiales solicitados, los cuales encontrará en la tabla de ” Ejemplos de Cotizaciones Válidas ” que se muestran más adelante. Esto con objeto de apoyar a esas Dependencias con información consistente para la elaboración de sus requisiciones.

En cualquier caso, la cotización que presente a la Universidad de Sonora para que pueda ser considerada en el comparativo de propuestas, deberá cumplir con los requisitos que indica el Portal o se observan en los formatos antes referidos.

Ejemplos de Cotizaciones Válidas

Ramo/Artículo

Formato

Ejemplos

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Procesamiento de Datos

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Periféricos

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Mobiliario de Oficina y Equipo Escolar

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Mobiliario, Equipo e Instrumental Científico, Medico y de Laboratorios

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Energía Eléctrica y Comunicación

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo y Aparatos Audiovisuales, de Sonido, Microfilmación y Fotografía

Formato

Cotización 

Ficha Técnica

Ficha Técnica

Equipo de Refrigeración y Calefacción

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Equipo de Seguridad y Tránsito

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Ficha Técnica  

Aparatos Deportivos y de Difusión Cultural

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Herramientas Mayores

Formato

Cotización

Ficha Técnica

Software y Licencias Informáticas, Intelectuales, Industriales y Comerciales

Formato

Cotización

NA

Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina, Computación, Impresión, Reproducción y Educativo

Formato

Cotización

NA

Materiales y Artículos de Construcción y Reparación

Formato

Cotización

NA

Productos Químicos, Farmacéuticos y de Laboratorio

Formato

Cotización

NA

Vestuario, Uniformes, Prendas de Protección y Blancos

Formato

Cotización

NA

     

Procedimiento para reclamo de garantía

  1. La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones realiza la gestión de atención de garantías de los bienes y materiales con el proveedor, a excepción del equipo de cómputo y sus periféricos, los cuales se tramitan directamente con el Área de Soporte Técnico de la Dirección de Informática, mediante una solicitud de orden de servicio que se genera en el SIIA.
  2. Para iniciar el trámite, el cliente envía por oficio o correo electrónico a la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones  la solicitud de reclamo de garantía, indicando el número de inventario y/o el número de serie, describiendo la falla que presenta el artículo.
  3. Una vez que se verifica la vigencia de la garantía, se procede a realizar el trámite de acuerdo a las políticas establecidas por cada proveedor o fabricante.
  4. En el caso de que como resultado del reclamo de garantía, se sustituya el artículo por uno nuevo y se trata de activo fijo, la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones solicita por escrito a la Tesorería General, realice el registro del nuevo bien, señalando la clave única y/o número de serie del bien sustituido, así como el número de serie del nuevo bien, con el fin de que la Subdirección de Control Patrimonial realice el registro correspondiente en el inventario.
  5. Una vez que culmina el trámite de garantía del bien, se procede a hacer la entrega del artículo al usuario.
   

Seguimiento y cumplimiento en la entrega de pedidos

La Universidad de Sonora a través de la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, diariamente da seguimiento a los trámites de compra, identificando con un día de anticipación la etapa cuyo tiempo de vencimiento esté por cumplirse y tomar las acciones necesarias para que se realice de conformidad a los tiempos esperados.

___________________________________________________

  • Fecha de publicación: 09 de septiembre de 2022
  • Responsable de la información: Dirección de Infraestructura y Adquisiciones